8 Verslag van de Raad van Commissarissen

De RvC houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen Nijestee. Daarnaast vervult de RvC ook de rol van klankbord en werkgever. De uitgangspunten van de visie op bestuur en toezicht zijn ruimte en vertrouwen, transparantie, zakelijkheid en tegenkracht. De RvC vindt het belangrijk dat er een goed samenspel is tussen het bestuur en de RvC, met een positieve, kritische houding. Dit betekent dat de RvC soms als de luis in de pels fungeert, maar altijd op een constructieve manier richting het bestuur.

De sector volgt een Governancecode woningcorporaties, die in 2025 is geactualiseerd. Nijestee leeft de code op alle punten na.

De leden van de RvC moeten zich goed kunnen inleven en vraagstukken vanuit verschillende perspectieven bekijken. Zowel individueel als groep behoort de RvC in staat te zijn het bestuur waar nodig een spiegel voor te houden en om open van gedachten te wisselen. Door kritisch door te vragen, wordt het bestuur gestimuleerd om niet alleen zorgvuldig en volgens de regels te werken, maar ook het meeste maatschappelijke voordeel uit de corporatie te halen. In 2025 heeft de RvC gesprekken gevoerd met het bestuur over:

• de organisatieontwikkeling, besturing en formatie van Nijestee;
• verbetering totstandkoming jaarbegroting;
• aankondiging huurbevriezing inclusief consequenties.

Vanwege bestuurlijke wisselingen heeft de nieuwe bestuurder Sander van der Tol geen prestatiecontract voor 2025 opgesteld. Wel is een Strategiekaart 2025 opgesteld. Hierin is vastgelegd waarop in het komende jaar wordt gestuurd en welke strategische mijlpalen we willen realiseren. In de tussentijdse rapportage monitoren we de voortgang hiervan. In het jaarverslag is te lezen in hoeverre invulling is gegeven aan de verschillende doelstellingen uit de Strategiekaart.

In haar vergadering van 6 februari 2025 heeft de RvC de bezoldiging van het bestuur en de RvC vastgesteld. In het deel van de jaarrekening onder ‘Bezoldiging topfunctionarissen’ worden de individuele beloningen van de leden van de RvC verantwoord. Hierbij wordt de beroepsregel van de VTW gevolgd. De RvC verstrekte geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen aan de bestuurders.

In december 2025 heeft de remuneratiecommissie een beoordelingsgesprek gevoerd met de nieuwe bestuurder Sander van der Tol. Ter voorbereiding op dit gesprek heeft Sander van der Tol een zelfreflectie geschreven en is gekeken naar de realisatie van de strategiekaart 2025. Daarnaast heeft de remuneratiecommissie input gekregen van de interimbestuurder en van de leden van de RvC. Ook met Leo Hendriks is gesproken en met beide bestuurders gezamenlijk. Gezien de start van Leo Hendriks op 1 december zijn die laatste twee gesprekken over het komend jaar gegaan, over met hen afgesproken teamcoaching en over gezamenlijke doelen naast de strategiekaart 2026. De uitkomst van de gesprekken is gedeeld met de RvC.

De RvC bestaat uit 6 leden, waarvan 2 leden op voorstel van de huurders zijn benoemd. Op 1 januari 2025 is mevrouw Jonkman herbenoemd. De herbenoeming kreeg een positieve zienswijze van de Aw.

In de statuten en het bestuursreglement is vastgelegd welke besluiten de RvC minimaal moet goedkeuren of vaststellen. De RvC heeft in 2025 6 keer regulier vergaderd. De genomen besluiten staan hieronder benoemd. Daarnaast is er een aantal themabijeenkomsten geweest waarbij de RvC samen met collega’s uit de organisatie uitgebreider heeft stilgestaan bij een aantal onderwerpen. Ook voert de RvC – of een afvaardiging daarvan – minimaal 1 keer per jaar overleg met de Huurdersraad en de Ondernemingsraad.

Naast de reguliere vergaderingen heeft de voorzitter van de RvC maandelijks contact met het bestuur. Daarnaast is er een afspraak om tussentijds contact te hebben bij dringende zaken. De voorzitter deelt de belangrijkste punten van deze gesprekken met de hele RvC.

De RvC baseert zich in haar toezicht op de voortgangsrapportages die worden verstrekt, de jaarrekening en de meerjarenbegroting. De voortgangsrapportages voorzien in gestructureerde informatie over de financiële resultaten en ratio’s, verkoop, vastgoedprojecten, duurzaamheid, risico’s, integriteit en organisatorische ontwikkelingen. Naast interne informatie gebruikt de RvC ook externe onderzoeken in het toezicht, zoals de Aedes-benchmark en oordelen van derden (accountantsrapportages, beoordelingen door externe toezichthouders en visitatie). In de vergaderingen besteedt de RvC aandacht aan de resultaten die zijn geboekt op strategische doelstellingen, de ontwikkelingen van de organisatie en actualiteiten. Dit gebeurt vooral aan de hand van de voortgangsrapportages. Belangrijke besluiten worden voorzien van een controlnotitie van de controller die ook altijd aanwezig is bij de vergaderingen van de RvC.

In de visie op bestuur en toezicht hebben we uitgangspunten voor goed bestuur en toezicht beschreven. Eén daarvan is transparantie, waarbij het bestuur en de RvC transparant zijn in haar doen en laten. Als bestuur/ RvC lid wordt verlangd dat je transparant en integer bent. De Autoriteit Woningcorporaties ziet integriteit als één van de aspecten voor good governance. Zij kent gewicht toe hoe het bestuur/ de RvC haar verantwoordelijkheid hierin neemt en daar transparant over rapporteert.

In 2025 hebben het bestuur en de RvC-leden een vragenlijst ingevuld met betrekking tot nevenfuncties, verbonden partijen, eventuele transacties en vastgoedbezit. Hiermee geeft zij invulling aan het aspect transparantie. De uitkomst is besproken in de RvC-vergadering van 6 februari 2025. De conclusie is dat alle leden onafhankelijk zijn. De RvC heeft de afspraak dat een lid een (mogelijk) tegenstrijdig belang direct meldt aan de voorzitter, zoals ook vastgelegd in het RvC-reglement.

De afgelopen jaren is uitgebreid stil gestaan bij het vastgoedbezit van de bestuurders en de RvC leden. Nijestee heeft over vastgoedbezit een standpunt ingenomen en dit vertaald in de bedrijfscode. Daarin is opgenomen dat het bestuur en de commissarissen belangenverstrengeling én ook de schijn daarvan vermijden. In 2025 zijn geen onverenigbaarheden/ belangenverstrengelingen geconstateerd.  

In de RvC-vergaderingen zijn diverse besluiten genomen. Dit betreft veelal investeringsbesluiten in nieuwbouw en verduurzaming, de verkoop van de studio’s aan de Vrydemalaan, woningen aan het Rotterdammerstraatje en de Nieuwe Kerkhof, (her)benoemingen, interne kaders en reglementen en de oprichting van Groningen Huurt.

De RvC voert toezicht uit op de vaststelling en uitvoering van belangrijke beslisdocumenten, waaronder de jaarrekening, de begroting, het treasury-jaarplan en het jaarplan verbeteronderzoeken. De auditcommissie adviseert de RvC hierover. Ook is de Auditcommissie binnen de RvC de eerste gesprekspartner met de accountant. EY is vanaf boekjaar 2025 de nieuwe accountant en zij hebben in het kader van de wettelijke controle, zoals voorgeschreven in de Woningwet, de opdracht gekregen tot controle van de jaarrekening 2025 en de dVi2025. EY zal rapporteren aan zowel de RvC als het bestuur over de uitkomsten van de uitgevoerde werkzaamheden en haar bevindingen.

De Auditcommissie kwam 5 keer bijeen in het bijzijn van de controller en de bestuurder met portefeuille financiën. Twee keer schoof de externe accountant aan. De voorgaande accountant was aanwezig bij de bespreking van hun accountantsverslag over het boekjaar 2024. EY was aanwezig bij de bespreking van hun eerste controle plan en Management Letter over 2025. De commissie voert jaarlijks een apart gesprek met de controller. Dit jaar sprak de Auditcommissie ook met teamleiders Service.

De Remuneratiecommissie heeft als aandachtsgebied de werving en beoordeling van het bestuur, de werving van leden van de Raad van Commissarissen en het adviseren over honorering van bestuur en commissarissen. Besluiten over benoemingen en honoreringen worden genomen door de voltallige Raad van Commissarissen. Verder bereidt de Remuneratiecommissie de jaarlijkse zelfevaluatie van de Raad van Commissarissen voor. De Remuneratiecommissie heeft in 2025 regelmatig overlegd en één keer formeel vergaderd. Van de vergaderingen van Remuneratiecommissie worden notulen gemaakt. Het verslag wordt ter informatie toegestuurd aan de Raad van Commissarissen maar vastgesteld in de commissie zelf.

De Governancecode verlangt dat de RvC van Nijestee jaarlijks een zelfevaluatie uitvoert. In oktober 2025 heeft de RvC daaraan voldaan onder begeleiding van een externe partij.

Hierbij werd gebruik gemaakt van de werkvorm ‘organisatieopstelling’. Een organisatie-opstelling is een methodiek om inzicht te krijgen in de dynamiek binnen een organisatie door een vraagstuk ruimtelijk weer te geven. De organisatie-opstelling is geen een op een weergave van de werkelijkheid maar een methodiek om vragen en aannames over de dynamiek in een organisatie bespreekbaar te maken.

Uiteindelijk zijn de volgende thema’s expliciet besproken:

• Belang van het verleden: te veel naar het verleden kijken kan discussies belemmeren, vooral voor nieuwe bestuurders. De opgave voor de RvC is om het verleden tot op zekere hoogte te laten rusten en de actuele situatie als uitgangspunt te nemen.
• Gepaste afstand: de RvC ervoer soms dat zij te veel in de organisatie werd gezogen. Om dit te voorkomen hield de RvC afstand, maar dat kan als afstandelijk worden gezien. De opgave is een goede balans te vinden tussen afstand en betrokkenheid.

Volgens de Governancecode blijven de leden van de RvC hun kennis ontwikkelen via trainingen en cursussen. Het minimale aantal punten wat een commissaris per jaar dient te behalen is 5 punten. Aan die PE-verplichting is in 2025 voldaan.